Gruppenflüge für Vereine

Ob Ausflug, Feuerwehrfahrt oder Chorreise: Wenn ein Verein verreist, ist die Koordination oft eine Herausforderung. Wir zeigen dir, wie sie ihre Individualisten zu einem Team formen – schon vor dem Abflug.

Tipp: Hier können Sie direkt eine Gruppenflug-Anfrage für Ihren Verein stellen. Im unteren Teil des Beitrags geben wir ihnen wertvolle Tipps, was sie bei Vereinsreisen beachten sollten.

1. Sponsoring & Fördergelder: Gruppenflüge clever finanzieren

Flugreisen belasten die Vereinskasse. Doch es gibt Wege, die Kosten für die 20 Teilnehmer durch externe Unterstützung zu senken.

• Zweckgebundene Spenden: Sponsoren können die Flugkosten (oder Teile davon, z. B. das Sportgepäck) als Spende übernehmen. Wichtig: Die Rechnung des Portals/Veranstalters muss auf den Verein ausgestellt sein, damit dieser eine Spendenbescheinigung ausstellen kann.
• Fördergelder für Jugendarbeit: Wenn es sich um eine Jugendmannschaft handelt, gibt es oft Zuschüsse vom Landessportbund oder der Kommune für „Internationale Begegnungen“. Hierfür ist eine Pauschalreisebestätigung mit Sicherungsschein oft zwingende Voraussetzung für die Bewilligung.
• Branding-Deals: Schlagt eurem Sponsor vor, das Reise-Equipment (Trikots, Taschen) prominent am Flughafen und am Zielort zu präsentieren. Fotos von 20 einheitlich gekleideten Sportlern am Gate sind erstklassiges Content-Material für die Social-Media-Kanäle des Sponsors.

2. Die Abrechnung: Transparenz ist alles

Nichts sorgt für mehr Unmut im Verein als unklare Kosten.

• Festpreis-Vorteil: Durch den Gruppenvertrag hast du einen fixen Preis pro Person. Kommuniziere diesen „All-In“-Preis frühzeitig an die Mitglieder.
• Zentrale Kasse: Sammle das Geld auf ein separates Unterkonto des Vereins ein, bevor du den Gruppenvertrag final unterschreibst. So verhinderst du, dass der Verein in Vorleistung geht und später einzelnen Beiträgen hinterherlaufen muss.

3. Namensliste & Ticketing

Für das Ticketing müssen alle Namen der Vereinsmitglieder korrekt eingetragen werden. Dabei passieren oft Fehler. Und prüfen Sie nicht nur die Namen, sondern ob die Pässe der Teilnehmer am Reisetag noch mindestens 6 Monate gültig sind (Standard für viele Fernreisen). Hier finden Sie die Tipps für Nemenslisten und Ticketing.

4. Stornierungen bei Vereinsreisen

Da Airlines nach Buchungszusage Planungssicherheit wollen ist verständlich. Sie bekommen im ersten Schritt eine Optionsbuchung und der Preis wird so lange gehalten bis sie entgültig zusagen. Wenn Sie gebucht haben, dann erlauben Airlines meist nicht, das die gesamte Gruppe kurzfristig absagt, aber sie gewähren eine Teilstornierung. Hier finden Sie Infos zur Stornierung.

6. Reiseversicherung bei Vereinsreisen

Wenn ein Verein eine Reise plant, steigt statistisch gesehen die Wahrscheinlichkeit, dass „irgendwas dazwischenkommt“. Ob die Grippewelle in der Schule zuschlägt oder etwas anderes passiert ohne Absicherung wird es teuer. Deshalb raten wir dazu eine Gruppen-Reiseversicherung abzuschließen, statt jedem Teilnehmer eine Einzelversicherung abzuschließen.

Checkliste für den Vereins-Organisator